Bail commercial et charges : qui paie quoi ?

Le bail commercial est un contrat de location qui régit les rapports juridiques entre le bailleur et le locataire à propos de l’utilisation d’un local, objet de ce bail, et cela sous certaines conditions, notamment de durée et de prix, dans lequel est exercée une activité commerciale, artisanale ou industrielle.

Parmi les questions que va régler ce bail figure celle de la répartition entre le bailleur et le locataire du coût des charges et des travaux afférents à ce local. Une question qui fait l’objet d’une réglementation précise…

Répartition des charges et des travaux : l’état des lieux, un préalable obligatoire

Parce que la réglementation du bail commercial est basée sur un équilibre entre bailleur et preneur, il faut obligatoirement, au moment de la prise de possession du local par le locataire, établir à l’amiable ou faire établir par un commissaire de justice un état des lieux.

Cet état des lieux doit présenter avec précision l'état de chaque pièce du local et les équipements qui y sont contenus.

Cet état des lieux sera également obligatoire lors de la restitution du local, en cas de cession de droit au bail ou en cas de vente du fonds exploité dans le local.

Il faut, à cet égard, préciser que, lorsque la surface du local loué excède 2 000 m² et qu’il est loué à usage de bureaux ou de commerces, le contrat de bail doit comporter une annexe environnementale, laquelle doit contenir un descriptif des caractéristiques énergétiques des équipements et des systèmes du bâtiment et des locaux loués et des informations relatives à la consommation annuelle d'eau et d'énergie de ces équipements et à la quantité annuelle de déchets générée.

De même, le propriétaire doit, à la signature du bail, y annexer le diagnostic de performance énergétique et l’état des risques naturels et technologiques, si le local est situé dans une zone couverte par un plan de prévention des risques technologiques ou des risques naturels prévisibles.

Répartition des charges et des travaux : une liberté encadrée

On évoque communément la notion de charges récupérables lorsqu’il est fait référence aux différentes dépenses qui sont mises à la charge du locataire dans le cadre d’un contrat de bail commercial.

Mais cette notion regroupe de nombreuses catégories de charges et dépenses :

• on pense, tout d’abord, aux charges locatives, lesquelles regroupent, d’une manière générale, toutes les charges qui sont liées à l’occupation du local loué comme le chauffage, la consommation d’électricité, de gaz ou d’eau, l’entretien des lieux loués et des éventuels équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, service de conciergerie, etc.), les taxes liées au local loué, etc. ;
• on pense ensuite aux travaux, qu’il s’agisse des travaux d’entretien ou des travaux de plus grande ampleur qui dépassent le simple entretien : on parle de « travaux d’entretien » lorsqu’il s’agit de travaux qui ont pour objet de maintenir en bon état d’entretien le local loué, de « travaux d’amélioration » lorsqu’il s’agit d’apporter des embellissements ou des éléments de confort nouveaux au local loué et de « gros travaux » lorsqu’il s’agit de travaux qui touchent à la structure même du bâtiment ou de travaux d’agrandissement ou de reconstruction.

Le contrat de bail commercial doit prévoir la répartition du coût de ces dépenses entre le locataire et le propriétaire-bailleur, étant précisé que la loi réglemente cette répartition.

D’une manière générale, la répartition des charges, travaux, taxes et redevances liés au local loué résulte, par principe, de la libre négociation entre le bailleur et le locataire, ce qui explique qu’il est vivement conseillé d’être précis quant aux différentes dépenses qui sont effectivement mises à la charge du locataire et celles qui restent à la charge du propriétaire, tant en ce qui concerne leur nature, leur montant et l’exacte répartition de ces charges.

Mais, alors même qu’une certaine liberté gouverne la rédaction des baux commerciaux, ces derniers prévoyant bien souvent de mettre à la charge du locataire l’ensemble des charges et dépenses d’entretien et de réparation, même celles qui excèdent les réparations locatives, il faut savoir que, pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014, ne peuvent pas être imputés au locataire :

• les dépenses relatives aux grosses réparations (visées à l’article 606 du code civil), ainsi que les honoraires liés à la réalisation des travaux : les grosses réparations sont celles qui intéressent l’immeuble dans sa structure et sa solidité générale ;
• les dépenses relatives aux travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de mettre en conformité le bien loué avec la réglementation, dès lors qu’ils relèvent des grosses réparations ;
• les impôts, et notamment la contribution économique territoriale, taxes et redevances dont le bailleur est le redevable légal : la taxe foncière et ses taxes additionnelles et les impôts, taxes et redevances liés au local loué ou à un service bénéficiant directement au locataire peuvent lui être refacturés ;
• les honoraires liés à la gestion des loyers du local loué ;
• dans un immeuble collectif, les charges, impôts et redevances et le coût des travaux relatifs aux locaux vacants ou imputables à d’autres locataires.

Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, le bail doit, par ailleurs, préciser la répartition des charges ou du coût des travaux entre les différents locataires.

Cette répartition est fonction de la surface exploitée, de sorte que le montant des impôts, charges et redevances pouvant être imputés au locataire correspond strictement au local occupé et à sa quote-part des parties communes nécessaires à l'exploitation du local (il est admis que cette répartition puisse être conventionnellement pondérée, les pondérations étant portées à la connaissance des locataires).

Il est important d’être suffisamment précis dans la rédaction des clauses du bail prévoyant la répartition des charges et travaux entre le locataire et le bailleur pour éviter tout litige en ce domaine et pour se prévaloir d’une clause dans son propre intérêt.

Répartition des charges et des travaux : un formalisme à respecter

Sur un plan plus formel, un inventaire précis et limitatif des charges, impôts, taxes et redevances doit être établi et annexé au bail, au moment de sa conclusion et sa signature par le bailleur et le locataire, avec indication de leur répartition entre eux.

Un récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges devra, par ailleurs, être établi et adressé par le bailleur au locataire (au plus tard le 30 septembre de l’année suivante ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de 3 mois à compter de la reddition des charges de copropriété de l’exercice annuel).

Et si, en cours de bail, de nouvelles charges, taxes ou redevances sont dues, le bailleur doit en informer le locataire.

Le bailleur doit communiquer au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci.

En outre, au moment de la conclusion du bail, puis tous les 3 ans, le bailleur doit communiquer au locataire :

• un état prévisionnel des travaux qui sont envisagés dans les 3 années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel ;
• un état récapitulatif des travaux qui ont été réalisés dans les 3 années précédentes, avec indication de leur coût.

Il faut noter que ces états doivent être fournis dans le délai de 2 mois à compter de chaque échéance triennale et qu’à la demande du locataire, le bailleur doit lui communiquer tout document justifiant le montant de ces travaux.

Sources

• Loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 relative à l'artisanat, au commerce et aux très petites entreprises
• Article 606 du code civil
• Articles L 145-40-1 et L 145-40-2 du code de commerce
• Articles R 145-35 à R 145-37 du code du commerce.