Avantage en nature : combien ça coûte ?

En plus du versement d’un salaire, certaines entreprises mettent à la disposition de leurs collaborateurs, selon des critères préalablement définis, les outils et matériels nécessaires à l’exercice de leur activité professionnelle.

Et si ces outils permettent au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter, par exemple pour un usage à des fins privées, l’entreprise devra calculer un « avantage en nature » soumis aux cotisations sociales et imposé comme un salaire à l’impôt sur le revenu pour le bénéficiaire.

Sur quelle base ? Réponses au travers de 2 exemples fréquents : la voiture de fonction et les outils numériques…

Avantage en nature véhicule : quel montant ?

La mise à disposition permanente d’un véhicule d’entreprise sera considérée comme un avantage en nature dès lors que le bénéficiaire peut utiliser le véhicule à des fins privées. Si tel n’est pas le cas, et s’il s’agit alors d’un véhicule de service restitué dans l’entreprise après chaque usage professionnel, aucun avantage en nature ne sera caractérisé.

Alors que l’évaluation de cet avantage en nature résultait de règles datant de 2002, une mise à jour importante a récemment eu lieu avec pour conséquence une hausse significative de la valeur de cet avantage en nature, lorsqu’il est calculé selon le mode forfaitaire, pour les véhicules mis à la disposition des salariés et des dirigeants, à compter du 1^er février 2025.

Pour rappel, lorsque l'entreprise met à la disposition permanente du bénéficiaire un véhicule, l'avantage en nature constitué par l'utilisation privée du véhicule est évalué selon le choix de l’employeur :

• soit sur la base des dépenses réellement engagées ;
• soit sur la base d'un forfait annuel estimé en pourcentage du coût d'achat du véhicule ou sur le coût global annuel comprenant la location, l'entretien et l'assurance du véhicule en location ou en location avec option d'achat (toutes taxes comprises).

Pour déterminer cette évaluation forfaitaire, il convient désormais de distinguer selon que le véhicule a été mis à la disposition du bénéficiaire avant ou après le 1^er février 2025.

L’administration sociale a eu l’occasion de préciser que le véhicule est considéré comme mis à disposition à compter de la date d’attribution stipulée dans l’accord conclu entre l’employeur et le bénéficiaire. Seule cette date permet, donc, de connaître les modalités de l’évaluation forfaitaire du véhicule à appliquer.

Pour les véhicules de fonction mis à disposition avant le 1^er février 2025

Si le véhicule est acheté par l’entreprise, l’avantage en nature est évalué à 9 % de son prix d’achat. Ce taux passe à 6 % si le véhicule a plus de 5 ans.

Si l’entreprise prend également en charge le carburant, il faut alors ajouter à ces pourcentages (9 % ou 6 %) une évaluation des frais de carburant. Cette évaluation peut se faire soit sur la base des dépenses réelles, soit de façon forfaitaire : 12 % du prix d’achat du véhicule (ou 9 % si le véhicule a plus de 5 ans).

Si le véhicule est pris en location par l’entreprise, avec ou sans option d’achat, l'avantage en nature est évalué sur la base de 30 % du coût global annuel. Ce coût comprend les frais de location, d'entretien et d'assurance du véhicule de fonction.

Lorsque l'entreprise prend également en charge le carburant, il convient d’ajouter l'évaluation des dépenses de carburant. Cette évaluation se fait à partir des frais réellement engagés ou suivant un forfait global de 40 % du coût global annuel, comprenant la location, l'entretien, l'assurance du véhicule et le carburant.

Pour les véhicules de fonction mis à disposition depuis le 1^er février 2025

Lorsque le véhicule est acheté par l’entreprise, l’avantage en nature est évalué à 15 % de son prix d’achat. Ce taux est réduit à 10 % si le véhicule a plus de 5 ans.

Lorsque l'entreprise prend en charge le carburant, il faut ajouter à ces pourcentages une évaluation des frais de carburant. Celle-ci est basée sur les frais réellement engagés ou suivant un forfait global de 20 % du coût d'achat du véhicule. Il passe à 15 % lorsque le véhicule a plus de 5 ans.

Lorsque le véhicule est loué, avec ou sans option d'achat, l’avantage en nature est évalué à 50 % du coût global annuel, comprenant la location, l'entretien et l'assurance du véhicule.

Lorsque l'entreprise prend également en charge le carburant, il faut ajouter l'évaluation des dépenses de carburant à partir des frais réellement engagés ou bien suivant un forfait global de 67 % du coût global annuel, incluant la location, l'entretien, l'assurance du véhicule et le carburant.

Avantage en nature : véhicule électrique de fonction

Pour un véhicule électrique mis à disposition entre le 1^er janvier 2020 et le 31 janvier 2025, et fonctionnant exclusivement au moyen de l'énergie électrique, l’avantage en nature est évalué sans tenir compte des frais d'électricité engagés par l'entreprise pour la recharge du véhicule et après application d'un abattement de 50 % dans la limite de 2000,30 € par an.

Pour un véhicule électrique mis à disposition entre le 1^er février 2025 et le 31 décembre 2027, fonctionnant exclusivement au moyen de l'énergie électrique et respectant une nouvelle condition spécifique liée au score environnemental du véhicule (devant permettre l’accès au bonus écologique), l’avantage en nature est évalué sans tenir compte des frais d'électricité engagés par l'entreprise pour la recharge du véhicule et après application d'un abattement de 70 % dans la limite de 4 582 € par an.

Notez que la condition récente tenant au respect du score environnemental doit être respectée au jour de la mise à disposition effective du véhicule mis à disposition pour bénéficier de l’abattement. A défaut, l’évaluation de l’avantage en nature est effectuée sur la base des barèmes précédents. Cette évaluation ne tient pas compte des éventuels frais d'électricité engagés par l'employeur pour la recharge du véhicule.

Avantage en nature « NTIC » : quel montant ?

Il n'est pas rare que les entreprises laissent à la disposition permanente de leurs collaborateurs et des dirigeants un ordinateur portable, un téléphone ou autres outils issus des « nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) ».

Par principe, cette mise à disposition permanente des bénéficiaires, dans le cadre de leur activité professionnelle, de tels outils dont l'usage est, en partie, privé constitue un avantage en nature et doit, donc, être soumis aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt sur le revenu.

Il est, cependant, admis que l'utilisation raisonnable de ces outils pour la vie quotidienne, et dont l'emploi est justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale, n'est pas considérée comme un avantage en nature.

Cette utilisation dite "raisonnable" est caractérisée par des appels de courtes durées au domicile, de brèves consultations de serveurs pratiques sur Internet, etc.

De la même manière, il est précisé que l'avantage en nature est négligé, si l’entreprise informe les bénéficiaires que les outils, ainsi mis à leur disposition sont destinés à un usage professionnel ou que leur utilisation découle d'obligations professionnelles.

Ce sera, par exemple, le cas, pour reprendre un exemple cité par l'administration, dans l'hypothèse où un collaborateur doit pouvoir être joint par téléphone, à tout moment.

Dans l’hypothèse où un avantage en nature est effectivement caractérisé, quel que soit le niveau de la rémunération du bénéficiaire, les règles d'évaluation applicables en matière sociale le sont également en matière fiscale : l'avantage en nature résultant de l'utilisation privée des outils issus des NTIC est évalué, au choix de l'employeur :

• soit sur la base des dépenses réellement engagées,
• soit sur la base d'un forfait.

Dans le 1^er cas, l'évaluation sera faite au moyen des factures justifiant le temps passé à une utilisation privée.

Dans le 2^nd cas, le forfait, calculé annuellement, est égal à 10 % du coût d'achat public TTC ou, le cas échéant, à 10 % du coût de l'abonnement TTC du matériel mis à la disposition du bénéficiaire.

A noter que lorsque l’avantage en nature est concédé par un employeur qui produit ou fournit ce type de service, la valeur de cet avantage est déterminée en prenant en compte le rabais dont aurait pu bénéficier le salarié si l’entreprise lui avait vendu un de ces produits ou services mais dans la limite de 30 % du prix public TTC.

Sources

• Arrêté du 25 février 2025 relatif à l'évaluation des avantages en nature pour le calcul des cotisations de sécurité sociale des salariés affiliés au régime général et des salariés affiliés au régime agricole
• Actualité du bulletin officiel de la sécurité sociale du 12 mars 2025 : « Prise en compte de la publication de l’arrêté du 25 février 2025 relatif à l'évaluation des avantages en nature pour le calcul des cotisations de sécurité sociale des salariés affiliés au régime général et des salariés affiliés au régime agricole »