Que ce soit pour l’accomplissement d’un stage ou dans le cadre d’un cursus mêlant apprentissage et formation théorique, le recrutement d’une personne, dans le cadre d’un cursus de formation, suppose de respecter un formalisme particulier.
Quelles étapes et quelles formalités doit respecter l’employeur dans ce cadre ?
Accueillir un stagiaire dans l’entreprise
Le stage désigne une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel d’un élève ou d’un étudiant, visant à lui permettre de développer des compétences professionnelles et de mettre en pratique les connaissances acquises dans le cadre de sa formation.
Le stage s’inscrit nécessairement dans le cadre d’un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, puisque le stage nécessite que son titulaire suive au minimum 200 heures d’enseignement, pendant son année (les périodes de stage n’étant elles-mêmes pas prises en compte dans ce volume horaire de 200 heures minimum).
Selon quelles modalités
Sur le plan formel, le stage se matérialise par une convention de stage tripartite dûment signée par :
- le stagiaire ;
- le maître de stage (ou tuteur présent dans l’entreprise) ;
- l’enseignant ou le référent désigné au sein de l’équipe pédagogique de l’établissement dans lequel est inscrit le stagiaire.
N’étant pas salarié, l’accueil du stagiaire ne doit pas être précédé d’une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf, toutefois une mention devra nécessairement être portée sur le registre unique du personnel.
Il faut savoir que le nombre de stagiaires accueilli en simultané en entreprise est limité à :
- 15 % de l’effectif (arrondi à l’entier supérieur) pour les entreprises employant au moins 20 salariés ;
- 3 stagiaires pour les entreprises employant moins de 20 salariés.
À la fin du stage, il est remis au stagiaire une attestation de stage mentionnant la durée du stage effectuée, ainsi que le montant de la gratification touché, le cas échéant.
Pour quelle durée ?
La durée maximale d’un stage au sein de l’entreprise est de 6 mois.
Cette durée de 6 mois est appréciée en considérant que :
- la présence continue du stagiaire pendant 7 heures dans l’entreprise constitue 1 journée de présence ;
- la présence continue ou non du stagiaire pendant 22 jours dans l’entreprise constitue 1 mois de présence.
Lorsque, sur un même poste de travail, l’entreprise accueille 2 stagiaires différents successivement, l’employeur doit veiller à ce qu’un délai de carence, égal à 1/3 de la durée du 1er stage pourvu, s’écoule entre les 2 stages successifs, sauf lorsque le 1er stage a fait l’objet d’une interruption anticipée (soit avant le terme du stage normalement prévu par la convention) à l’initiative du stagiaire.
Dans ce cas, l’entreprise pourra faire appel à un 2ème stagiaire sur le même poste sans avoir à respecter ce délai de carence.
Pour quel coût ?
Le stagiaire ne perçoit pas de rémunération à proprement parler car il n’est pas salarié. En revanche, lorsque la convention de stage prévoit une durée de stage égale ou supérieure à 2 mois, elle doit nécessairement prévoir une gratification dont le montant minimal est fixé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale par heure de présence effective.
En 2025, le montant minimal de la gratification est fixé à 4,35 € par heure de stage. Dans la limite de ce montant minimal, la gratification est exonérée de cotisations sociales, de CSG et de CRDS.
Si la gratification versée est supérieure à ce montant, seule la part excédant les 15 % du plafond de la sécurité sociale sera alors soumise aux cotisations sociales.
Embaucher un apprenti
L’apprentissage, ouvert aux personnes âgées de 16 à 29 ans révolus, vise à permettre l’obtention d’une qualification professionnelle, en associant enseignement théorique et formation pratique : l’apprenti va alterner entre une présence en entreprise où il exercera une activité professionnelle en relation directe avec le diplôme préparé et une présence en centre de formation des apprentis (CFA) ou en section d’apprentissage où il suivra un enseignement théorique.
De cette relation particulière vont découler des obligations à la charge de l’entreprise comme de l’apprenti : l’entreprise doit s’engager, outre au versement d'un salaire, à assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, dispensée pour partie en entreprise et pour partie en centre de formation d'apprentis ou section d'apprentissage.
De son côté, l’apprenti s’engage en retour, en vue de sa formation, à travailler pour l’entreprise, pendant la durée du contrat, et à suivre cette formation.
Selon quelles modalités ?
L’embauche d’un apprenti suppose de conclure un contrat d’apprentissage, nécessairement par écrit, entre l’entreprise, le centre de formation et l’apprenti (et son représentant légal s’il est mineur),. Un exemplaire de contrat doit être transmis à l’opérateur de compétence (OPCO) dont dépend l’entreprise, dans le cadre de la prise en charge du coût de la formation.
Qui dit « apprentissage », dit « maître d’apprentissage », c’est-à-dire une personne qui sera directement responsable de la formation de l’apprenti (il sera son tuteur en entreprise) et qui sera en lien direct avec le CFA ou la section d’apprentissage.
En pratique, il pourra s’agir aussi bien du chef d’entreprise, que de son conjoint collaborateur ou d’un salarié qui sera apte à assumer ces fonctions. Il doit s’agir d’une personne volontaire, majeure et qui doit offrir toutes les garanties de moralité.
Les compétences professionnelles exigées du maître d’apprentissage sont, quant à elles, déterminées par un accord de branche. À défaut d'un accord de branche, l’employeur peut choisir, en qualité de maître d’apprentissage :
- une personne titulaire d'un diplôme ou d'un titre relevant du domaine professionnel correspondant à la finalité du diplôme ou du titre préparé par l'apprenti et d'un niveau au moins équivalent, justifiant, également, d'une année d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti ;
- une personne justifiant de 2 années d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti.
Pour quelle durée ?
La durée du contrat d’apprentissage est au moins égale à la durée de la formation de l’apprenti, comprise en règle générale entre 1 et 3 ans, en fonction du type de profession et de qualification préparée.
En principe, l’apprentissage commence au sein de l’entreprise au plus tard 3 mois après le début du cycle du CFA dans lequel l’apprenti est inscrit. Également, la date de début de la formation en CFA ne peut pas être postérieure de plus de 3 mois au début d'exécution du contrat d’apprentissage chez l’employeur.
Le contrat prend fin à l’expiration de la durée prévue, sans indemnité, ni préavis.
L’entreprise, comme l’apprenti, peut rompre le contrat d’apprentissage librement durant les 45 premiers jours, consécutifs ou non, de formation en entreprise effectuée par l’apprenti. Ces 45 premiers jours passés, le contrat peut être rompu par accord écrit, signé des deux parties.
À défaut d’accord, le contrat peut être rompu par l’entreprise en cas de :
- force majeure,
- de faute grave de l'apprenti,
- d'inaptitude constatée par le médecin du travail.
La rupture prend alors la forme d'un licenciement.
La rupture du contrat d'apprentissage peut intervenir également à l'initiative de l'apprenti et après respect d'un préavis (si l'apprenti est mineur, l'acte de rupture doit être conjointement signé par son représentant légal).
Pour quel coût ?
En préambule, il faut rappeler que les opérateurs de compétences (OPCO) peuvent participer, en tout ou partie, à la prise en charge financière du coût de la formation dans le cadre du contrat d’apprentissage.
À ce sujet, la loi de finances pour 2025 précise que, pour les formations visant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle au moins égal au niveau 6 du cadre national des certifications professionnelles (Bac + 3 et au-delà), l’entreprise devra participer à la prise en charge du contrat d’apprentissage, selon des modalités qui restent à définir par décret.
Au sens de la réglementation sociale, la rémunération versée à l’apprenti constitue un revenu, qui bénéficie, toutefois, d’un statut social et fiscal avantageux, qui vient de faire l’objet d’aménagements récents par la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2025.
- Contrats conclus avant le 1er mars 2025
Les rémunérations versées aux apprentis étaient exonérées en totalité de CSG et de CRDS et ne sont pas soumises aux cotisations sociales à hauteur de 79 % de la valeur du SMIC applicable.
- Contrats conclus à partir du 1er mars 2025
Afin de limiter les effets d’aubaine liés à ce statut fiscal et social très avantageux, la loi de financement de la sécurité sociale pour 2025 est venue restreindre ce régime de faveur, pour les contrats conclus à compter du 1er mars 2025.
D’une part, elle prévoit, dorénavant, que la rémunération de l’apprenti est désormais soumise à la CSG et à la CRDS pour sa part excédant 50 % de la valeur du SMIC.
D’autre part, elle abaisse le plafond d’exonération de cotisations sociales de la rémunération versée à l’apprenti à hauteur de 50 % de la valeur du SMIC applicable.
Focus sur les aides dédiées à l’apprentissage
Rappelons qu’actuellement, 2 aides à l’embauche distinctes et non cumulables sont disponibles dans le cadre de l’embauche d’un apprenti, à savoir une aide unique à l’apprentissage et une aide exceptionnelle à l’embauche d’un apprenti, dont les modalités ont évolué depuis le 24 février 2025.
Contrats conclus avant le 24 février 2025
L’aide unique à l’apprentissage, d’un montant de 6 000 €, était versée à l’entreprise qui emploie moins de 250 salariés et qui embauche avant le 24 février 2025, un apprenti préparant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle équivalent au plus au baccalauréat (ou préparant jusqu’à bac + 2 dans les outre-mer).
En parallèle de cette aide unique, l’aide exceptionnelle à l’apprentissage, d’un montant de 6 000 € également, vise à prendre en compte d’autres situations non couvertes par l’aide unique pour les contrats conclus jusqu’au 31 décembre 2024.
A ce titre elle est versée :
- aux employeurs embauchant moins de 250 salariés pour les contrats préparant à un diplôme ou à un titre professionnel allant de bac +2 à bac +5 ;
- aux employeurs embauchant 250 salariés et plus au titre des contrats visant un diplôme ou un titre équivalent au plus à bac +5, mais sous réserve de respecter une condition supplémentaire de quota d’alternants dans les effectifs sur l’année suivant celle de la conclusion du contrat d’apprentissage.
Ce quota suppose que l’entreprise respecte, sur l’année considérée, une proportion d’au moins 5 % de contrats d’apprentissage ou de professionnalisation (ou bien de volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise - « VIE » - ou de salariés en convention industrielle de formation par la recherche - « CIFRE »).
Si la condition de 5 % n’est pas remplie, l’entreprise pourra toujours bénéficier de cette aide si elle compte au moins 3 % d’apprentis au sein des effectifs et que cette proportion correspond à une progression d’au moins 10 % de contrats d’apprentissage conclus en plus par rapport à l’année de conclusion du contrat.
Contrats conclus depuis le 24 février 2025
Pour les contrats d’apprentissage conclus à compter du 24 février 2025, le montant de l’aide unique est désormais de 5 000 €, sauf si l’embauche vise un apprenti en situation de handicap, auquel cas le montant de l’aide unique à l’embauche est maintenu à 6 000 € (cumulable avec les autres aides au poste qui sont réservées à l’embauche d’un travailleur handicapé).
L’aide exceptionnelle à l’apprentissage a été reconduite pour les contrats conclus jusqu’au 31 décembre 2025.
Toutefois, le montant de cette aide exceptionnelle n’est plus de 6 000 €, mais dépend désormais de la taille de l’entreprise. Son montant sera de :
- 5 000 € pour les entreprises de moins de 250 salariés ;
- 2 000 € pour les entreprises comptant au moins 250 salariés, à condition de respecter la condition déjà existante (précitée) de quota d’alternants dans les effectifs sur l’année 2026 pour tous les contrats conclus du 24 février au 31 décembre 2025.
Ici encore, le montant de l’aide reste maintenu à 6000 € lorsque l’apprenti bénéficie de la qualité de travailleur handicapé.
Il faut noter que, depuis le 24 février 2025, la conclusion d’un nouveau contrat d’apprentissage avec le même alternant pour préparer la même certification professionnelle ne peut ouvrir le droit au bénéfice que d’une seule aide à l’embauche. Le cumul de l’aide à l’embauche et de l’aide unique est expressément exclu.
Enfin, il faut savoir qu’à compter du 24 février 2025, le versement des aides à l’embauche est conditionné par :
- la transmission du contrat à l’opérateur de compétence (OPCO) dans un délai de 6 mois à compter de l’embauche de l’apprenti ;
- pour les entreprises d’au moins 250 salariés qui demandent le bénéfice de l’aide exceptionnelle, la remise d’une attestation sur l’honneur aux termes de laquelle l’entreprise confirme respecter la règle du quota sur l’année pertinente.
Sources :
