Facturation électronique : comment mettre à profit les 6 mois restants pour vous organiser

Éclairage d’expert : Laure Schrepfer, Associée, Lead nationale transformation chez RYDGE Conseil

Contexte

A 6 mois de l’échéance, le constat que je fais est clair.

Selon le Baromètre de la facture électronique (Opinionway), 47 % des entreprises déclarent avoir intégré une forme de facturation électronique dans leurs processus, bien que la conformité totale aux normes prévues ne soit pas encore généralisée.

Seulement 20 % des PME émettent déjà des factures structurées (contre 95% de leurs clients ou fournisseurs ETI qui, eux, ont déjà engagé la facturation électronique) et sont prêtes à émettre et recevoir des factures conformes).

Globalement, je vois un véritable risque de prise de retard. Il demeure encore une confusion entre digitalisation et mise en place d’une solution agréée de mise en conformité (la Plateforme Agréée).

Ce que nous conseillons à nos clients

Si l’échéance approche et que vous êtes encore en phase de préparation, je vous recommande de prioriser l’essentiel.

Si votre comptabilité est tenue par votre cabinet d’expertise comptable, c’est votre meilleur allié car il dispose, d’ores et déjà, des réponses et d’une plateforme agréée.

Pour toutes les autres entreprises :

1. Partez du réel, pas de l’outil : vos process Achats et Ventes et vos données sont les clés.

• Validez la robustesse de vos données ;
• Faites le « ménage de printemps » dans vos référentiels clients et fournisseurs ;
• Assurez-vous de l’exhaustivité des mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures. Attardez-vous sur des cas d’usage spécifiques de traitement de TVA et vos cas d’usage métiers ;
• Et enfin, assurez-vous de la compatibilité (avec l’environnement de la réforme) et de l’interopérabilité (communication entre vos solutions) de vos systèmes d’information.

2. Prenez le temps de définir clairement vos besoins, et assurez-vous que vos processus métiers soient alignés avec les exigences de la réforme.

Attention : la conformité seule ne génère pas automatiquement les gains promis : il faut optimiser vos processus.

3. Impliquez vos équipes au plus tôt ;

4. Si vous êtes perdus dans le choix de votre plateforme agréée, faites-vous accompagner pour identifier le meilleur partenaire qui saura répondre dans les délais à vos exigences fonctionnelles et vos contraintes métiers, en prenant en compte la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité

L’un de nos clients, une PME industrielle de la mécanique émettant plus de 1 200 factures mensuelles, a pu aligner en trois mois ses processus Achats et Ventes, sécuriser ses cas d’usage et ses référentiels et faire le choix de son partenaire PA parmi 3 plateformes sélectionnées par les équipes RYDGE Conseil.

Cela lui a permis de démarrer l’implémentation sans accroc, qui est la deuxième phase du projet.

Ce projet a favorisé une forte adhésion des équipes, leur apportant une respiration : 30 % de gains estimés sur les tâches administratives et une réduction de 90 % des erreurs de saisie, tout en renforçant la conformité et l’efficacité opérationnelle.

Perspectives

Et après ? Vous devrez passer de la conformité minimale à la création de valeur opérationnelle et financière.

Après avoir mis en place une solution de mise en conformité en facturation électronique, votre enjeu principal sera de passer d’une logique purement réglementaire à une logique de performance durable.

Pour ce faire, vous devrez sécuriser vos flux, traiter les anomalies, fiabiliser la donnée et transformer la facturation en levier d’efficacité opérationnelle et de création de valeur.

Vigilance : plusieurs éditeurs alertent sur un risque d’engorgement et d’impossibilité de satisfaire à toutes les demandes. Nous vous conseillons donc de passer à l’action sans plus tarder.

La facturation électronique, c’est maintenant !

Réalisez, en seulement 10 minutes, le diagnostic de conformité de votre entreprise, en vue du passage à la facturation électronique :