Comment structurer les étapes de votre projet de facturation électronique ?

Retranscription du podcast "Comment structurer les étapes de votre projet de facturation électronique ?"

Dans ce podcast Rydge Conseil, nous partageons avec vous les bonnes pratiques pour être à l'aise avec la facturation électronique. À partir du 1er septembre 2026, elle devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises. Ce changement majeur se prépare dès maintenant. Dans cette série, nous vous donnons les clés pour bien comprendre la réforme et faire les bons choix pour passer à la facturation électronique. Soyez les bienvenus, ce podcast est fait pour vous.

Alors, c'est vrai que le chantier de la facturation électronique me semble évidemment très important. Cependant, dans quel ordre faut-il faire les choses ? Si vous êtes chef d'entreprise ou en charge de la facturation dans votre structure, vous êtes peut-être vous aussi en train de vous poser cette question, vous ne savez pas par où commencer. Dans ce nouvel épisode de notre podcast, nous détaillons les étapes clés pour réussir votre transformation.

Cette réforme, vous devez l'aborder avec méthode, comme n'importe quel autre projet. La première phase consiste donc à identifier les personnes clés dans votre entreprise pour mener le changement. Nous vous conseillons de désigner notamment le chef de projet interne et les contributeurs clés : département SI, comptabilité, finance, administration des ventes, etc.

Ensuite vient la phase de diagnostic. C'est une étape importante, à ne surtout pas négliger. Cet état des lieux permet de regarder où vous en êtes avant d'agir, autrement dit de prendre des décisions vraiment adaptées au fonctionnement de votre société. Pour réaliser ce diagnostic complet, vous devez d'abord passer en revue vos processus, aussi bien pour les achats que pour les ventes : qui reçoit les factures, qui les envoie, sous quel format et par quel canal. Vous devez aussi faire une revue complète du traitement de la TVA, et évaluer la qualité des données présentes dans votre système d'information. Dans le cadre de cet état des lieux, il vous faut également vérifier la conformité des fiches clients, des fiches fournisseurs et des fiches produits. C'est très important : souvent, ces documents sont incomplets, alors qu'ils devront impérativement être à jour pour permettre, dans le cadre de la facturation électronique, l'échange automatique des données entre les différents intervenants — fournisseurs, clients, PDP et administration fiscale.

Vous devez aussi faire le point sur votre logiciel de facturation, passer en revue ses fonctionnalités — sont-elles conformes à la réforme ? — et vérifier que ce logiciel est régulièrement mis à jour. L'objectif est qu'il soit parfaitement prêt pour le 1er septembre 2026. Et puis, plus largement encore, dresser un inventaire de tous les outils impactés par vos processus de facturation, achats et ventes : outils métiers, ERP, CRM, etc.

À partir de cet état des lieux — et c'est la deuxième étape du projet de facturation électronique — vous pourrez définir votre organisation cible, celle que vous souhaitez atteindre. Pour cela, vous pouvez répondre à quelques questions stratégiques. Par exemple : quel degré d'automatisation visez-vous dans l'entreprise ? Voulez-vous centraliser la gestion des flux ou la déléguer à un ou plusieurs prestataires ? Avez-vous besoin d'un nouvel outil de facturation, ou simplement d'une mise à jour de votre logiciel actuel ? Ce sont sans doute des interrogations que vous avez déjà en interne. Il est ici important de recueillir ou de préciser les besoins des équipes, d'identifier ce qui leur sera vraiment utile pour le passage à la facturation électronique obligatoire.

Une fois le scénario validé, votre entreprise peut sélectionner sa plateforme de dématérialisation partenaire. Une centaine de prestataires sont agréés par l'État. Dans le troisième épisode de notre podcast, nous vous expliquons les critères à prendre en compte pour bien choisir cette PDP. Rappelons qu'à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être capables de recevoir des factures sous format électronique. La suite est assez classique : rédaction d'un cahier des charges à partir des besoins que vous avez identifiés, appel d'offres si nécessaire auprès de cinq ou six opérateurs, analyse des réponses et signature du contrat. Ces plateformes, comme nous l'avons déjà souligné, sont immatriculées par l'administration fiscale, ce qui est un gage de confiance. Elles sont également auditées tous les trois ans, pour garantir conformité et fiabilité.

La quatrième étape est plus technique : c'est la mise en place opérationnelle de la plateforme choisie. Cela veut dire paramétrage des outils, tests, transfert des données et mise en production progressive. C'est aussi le moment de former vos collaborateurs aux nouveaux processus et aux nouveaux outils, pour garantir une bonne prise en main du système. Vous le savez mieux que personne, faire évoluer ses pratiques n'est jamais anodin. Vous ne devez ni oublier ni sous-estimer la conduite du changement, pour que chacun comprenne les enjeux de la réforme et ses impacts sur l'organisation et ses méthodes de travail. Si besoin, chez Rydge Conseil, nous disposons de notre propre organisme certifié Qualiopi, Rydge Academy, et nous sommes à même de vous accompagner dans ce changement.

Alors, combien de temps dure chacune de ces phases ? C'est difficile à dire, car c'est très variable selon la taille des entreprises et leur niveau de digitalisation au départ. Que vous dirigiez une PME, une ETI ou votre propre micro-entreprise, c'est à chacun de construire son propre rétroplanning. Mais une chose est sûre : comme évoqué dans notre épisode précédent, anticiper permet d'absorber sereinement cette réforme de la facturation électronique obligatoire.

À retenir donc, pour bien lancer votre projet de facturation électronique : choisir une équipe pilotée par un chef de projet pour conduire la transformation, réaliser un état des lieux précis des processus, outils et données de facturation de votre entreprise, et prévoir la formation des collaborateurs.

Merci d'avoir suivi ce nouvel épisode du podcast Rydge Conseil. Dans notre prochain volet, le numéro cinq, nous abordons les freins les plus fréquents à la mise en place de la facturation électronique dans les entreprises, et les leviers pour les dépasser.