Comment lever les appréhensions pour réussir sa transition ?

Retranscription du podcast "Facturation électronique : comment lever les appréhensions pour réussir sa transition ?"

Dans ce podcast RYDGE Conseil, nous partageons avec vous les bonnes pratiques pour être à l'aise avec la facturation électronique.

À partir du premier septembre deux mille vingt-six, elle devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises. Ce changement majeur se prépare dès maintenant. Dans cette série, nous vous donnons les clés pour bien comprendre la réforme et faire les bons choix pour passer à la facturation électronique. Soyez les bienvenus, ce podcast est fait pour vous.

Je vois bien que ces changements à venir entraînent des appréhensions et des résistances. Comment avancer sereinement sur ce projet ? Alors, vous pouvez vous rassurer, c'est normal et légitime comme pour tous les chantiers de transformation.

Dans cet épisode, nous passons en revue les freins les plus fréquents à la mise en place de la facturation électronique et nous vous proposons des solutions concrètes pour les dépasser.

Par manque de disponibilité ou par méfiance, de nombreuses entreprises. n'anticipent pas le temps nécessaire à la mise en conformité. Certaines, c'est peut-être votre cas, pensent que. leurs outils feront l'affaire. D'autres estiment qu'elles seront accompagnées de bout en bout par leurs éditeurs actuels et que cela suffira à répondre à leurs besoins. En interne, les équipes craignent aussi parfois la complexité du projet, la charge de travail, voire la perte de leur emploi.

Enfin, peu d'entre elles voient la mise à plat de leur façon de fonctionner comme une priorité. Si vous vous reconnaissez dans l'un de ces scénarios, n'hésitez pas à faire appel à votre expert de référence. Il peut vous expliquer les bénéfices concrets de la transformation, comme par exemple, moins d'erreurs dans l'émission et le traitement des factures, une trésorerie facilitée, la fin des envois postaux et de l'archivage papier et du temps gagné pour le rapport humain avec les partenaires.

Votre conseiller habituel peut aussi vous guider pas à pas pour réussir ce changement. Un autre obstacle vient du sujet en lui-même. La réforme de la facturation électronique, qui a déjà été reportée, n'est pas toujours bien comprise. Peut-être en avez-vous déjà entendu parler sans vraiment savoir de quoi il s'agit. Certains dirigeants pensent maîtriser le sujet, minimisent les enjeux et avancent seuls. D'autres se sentent dépassés. Ils peuvent être tétanisés.

Ces deux postures présentent des risques, car elles conduisent à la même erreur : l'inaction ou la mauvaise préparation. Alors, aux plus confiants, rappelons que la facture électronique obligatoire n'est pas juste une couche technique de plus. C'est une transformation profonde des activités comptables et financières de l'entreprise qui demande une préparation minutieuse. Et pour les plus inquiets, rassurons-les, la bascule, si elle est entamée bien en amont, se fera progressivement avec le soutien de votre conseil de confiance.

Un troisième frein important porte sur le niveau de maturité digitale. Si dans votre entreprise, les logiciels s'empilent sans réelle cohérence, vous n'êtes pas seul. Beaucoup de sociétés utilisent des outils obsolètes, mal intégrés ou enchevêtrés. Il n'est pas rare de trouver des systèmes anciens incompatibles avec les exigences de la réforme, sans oublier le manque d'expérience sur ce type de projet qui limite la capacité à anticiper la mobilisation des équipes en amont de l'arrivée d'un nouveau logiciel. Le bon réflexe, ici, consiste à faire un point clair sur la situation, tant sur le plan technique que sur celui des usages. Dans votre préparation vers la facturation électronique, vous pouvez également rencontrer un obstacle parfois invisible et pourtant décisif : la qualité de vos données. Moins vos données sont prêtes en amont, plus il sera long de mettre à niveau vos référentiels, c'est-à-dire vos sources de données à partir desquelles la plateforme de dématérialisation partenaire ira chercher les informations nécessaires.

Selon la taille et le profil de votre organisation, trois options se présentent :

• un, externaliser les processus de facturation ;

• deux, réaliser une montée en version des solutions existantes, si cela est pertinent ;

• trois, envisager une refonte complète de l'architecture si le système est obsolète.

Là encore, l'anticipation est essentielle pour réussir cette transition obligatoire, car la durée et la complexité du projet n'est pas la même en fonction du scénario choisi. Autre frein souvent rencontré, c'est le prix. Vous redoutez peut-être des investissements lourds, mal définis ou inutiles. Le coût d'ailleurs ne se limite pas à l'achat d'un outil à l'instant T. Il comprend le temps passé par les équipes, la formation, la maintenance, les frais des prestataires IT. C'est le prix global de possession qu'il faut analyser et comparer. Pour cela, la meilleure réponse est l'étude du profil de votre entreprise. L'essentiel est d'éviter les solutions toutes faites qui ne correspondent pas à la réalité de votre terrain. Votre cabinet habituel peut vous aider à choisir et adapter l'outil aux besoins précis de votre organisation.

En général, tester, comparer et prendre le temps de choisir judicieusement permet de baisser le coût global de possession et donc de faire des économies. À retenir pour lever les freins au lancement de la facturation électronique, évaluer précisément l'état des outils informatiques et choisir la solution adaptée, anticiper les coûts liés au logiciel, à la formation et à l'accompagnement et améliorer la qualité de vos bases de données.

Merci à tous pour votre écoute. Dans le sixième et dernier épisode du podcast RYDGE Conseil, nous entendrons le témoignage d'un chef d'entreprise. Il nous expliquera en toute transparence comment il met en place la facturation électronique.