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Dans cet épisode des podcasts dédiés à la facturation électronique, nous plongeons dans la thématique cruciale de la facturation électronique et de la qualité des données. Alors que la réforme se profile à l'horizon, il est essentiel de comprendre que des données propres et à jour sont indispensables pour réussir cette transition.
Je vous explique pourquoi un simple manque d'information peut bloquer toute votre activité de facturation et comment un bon rangement de vos données peut éviter des pertes financières.
Après une première série consacrée aux fondamentaux de la préparation de la facturation électronique, cette nouvelle saison du podcast RYDGE Conseil vous donne des repères concrets et pratiques.
En quatre épisodes, nous vous aidons à aborder sereinement la réforme qui entre progressivement en vigueur à partir du premier septembre deux mille vingt-six. Soyez les bienvenus, ce podcast est fait pour vous. Dans ce deuxième épisode, nous abordons un point absolument central pour réussir votre transition vers la facturation électronique. Nous nous arrêtons sur la qualité des données de votre entreprise. Ce sujet est souvent sous-estimé. Pourtant, sans données propres, à jour et bien organisées, vous ne pourrez pas transmettre vos factures à vos clients.
L'image est simple : vos données d'entreprise sont des informations qui doivent être soigneusement rangées dans les tiroirs d'un ou plusieurs placards. Si tout est mélangé, si les dossiers ne sont pas triés, vous perdez, vous le savez, beaucoup de temps. Eh bien, avec la facturation électronique, les conséquences seront encore plus lourdes. Si vos données ne sont pas à jour, toute l'activité de facturation sera bloquée. Pour bien comprendre, prenons l'exemple de l'envoi d'une facture.
Pour faire cette tâche, il faut réunir un certain nombre d'informations sur votre client, notamment son numéro Siren, ainsi que son code de routage, c'est-à-dire son adresse de facturation électronique. Si une seule de ces informations manque, vous ne pourrez pas lui adresser la facture de manière dématérialisée.
Même chose pour vos e-reportings de transactions et de paiements. En tout, il existe trente-quatre mentions légales obligatoires à faire figurer sur les factures. Les e-reportings aussi seront à envoyer parfois jusqu'à trois fois par mois.
Il faudra donc que la donnée soit prête. Vous l'aurez compris, ce grand ménage est indispensable. Aujourd'hui, très peu d'entreprises ont leur référentiel vraiment à jour. Aucune ne dispose d'une base totalement propre. Souvent, les dirigeants découvrent tardivement l'état réel de leurs données. Ils pensent parfois que leurs éditeurs de logiciels ou leurs plateformes agréées feront le travail. C'est faux. La mise en conformité est de la responsabilité des entreprises. Alors concrètement, que faire ? Comment s'y prendre pour remettre de l'ordre dans vos données ? Eh bien d'abord, soyons honnêtes, ce chantier est long et minutieux. Il faut le lancer rapidement.
Vous devez nettoyer vos bases clients et fournisseurs, reprendre les codes TVA, revoir les règles de gestion de vos outils. Comme nous venons de le voir, ces tâches ne peuvent pas être déléguées. Ce sont vos équipes qui doivent s'en charger. La première étape consiste en l'analyse des écarts, c'est-à-dire regarder ce que la réglementation exige comme données et comparer avec ce que vous avez réellement. Dans certains cas, des données ne sont tout simplement pas produites par les outils ou bien les informations sont dispersées. Par exemple, les articles figurent dans un outil et les taux de TVA dans un autre. Il faut alors créer les champs manquants ou mettre en place des passerelles techniques, des API, entre les systèmes.
Ensuite, selon votre activité, des situations particulières s'ajoutent. Si vous avez des clients dans le secteur public, il faut retrouver la bonne adresse électronique, utilisée par la collectivité. Avec certains outils comme Chorus Pro, ce n'est pas toujours évident. Si vous travaillez avec des OpCo, il faut savoir s'ils relèvent du public ou du privé. Ces différences peuvent sembler anecdotiques. En réalité, elles sont capitales. Sans données exactes, la facture ne passera pas. In fine, l'enjeu est simple.
Si vous ne pouvez pas envoyer votre facture électronique, vous ne serez pas payé. Et dans certaines activités, la logistique par exemple, un retard de transmission peut bloquer des livraisons et entraîner des pertes financières importantes. Une fois que vos données seront nettoyées, structurées, mises à jour, il vous faudra établir des routines pour garder des informations propres dans la durée. Par exemple, lorsqu'un nouveau client arrivera, quelqu'un devra vérifier systématiquement les informations : le Siren, la TVA, le RIB et l'adresse de facturation électronique. Une fois ce rythme installé, tout deviendra fluide. À retenir, donc, pour lancer la facturation électronique de manière sécurisée : mettre à jour et compléter vos données pour que tout fonctionne sans blocage, corriger vos référentiels pour éviter les rejets de factures et instaurer des routines pour maintenir vos informations fiables dans la durée.
Merci d'avoir suivi ce deuxième épisode du podcast RYDGE Conseil pour aller plus loin sur la facturation électronique. Dans notre prochain numéro, nous décryptons en détail les questions liées à l'envoi et à la réception des factures.
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