Comment se préparer à la Déclaration Sociale Nominative (DSN) de substitution ?

Retranscription du podcast "Comment se préparer à la Déclaration Sociale Nominative (DSN) de substitution ?"

Dans une conjoncture économique incertaine, les entrepreneurs et dirigeants doivent plus que jamais piloter leur activité avec souplesse et précision. Stratégie patrimoniale, fiscalité, préparation de la retraite du dirigeant. Dans cette nouvelle série, nos experts vous expliquent concrètement comment anticiper les risques et garder le cap, même en période de turbulences. Soyez les bienvenus, ce podcast est fait pour vous.

C'est une réforme importante qui va bouleverser la gestion de la paie dans les entreprises. À partir de juin 2026, l'URSSAF pourra produire elle-même une déclaration sociale nominative de substitution. Alors, de quelle manière précisément ? Comment se préparer ? Et finalement, quels bénéfices peuvent en retirer les entreprises et leurs salariés ? Vous allez tout nous dire. Mélanie Lecourt, bonjour.

Bonjour.

Vous êtes responsable droit social et droit de la paie chez Rydge Conseil. Pourquoi précisément parle-t-on de substitution ?

Je vais faire un petit récapitulatif sur la DSN : c'est la déclaration sociale nominative que les employeurs envoient tous les mois après la paie. Elle existe depuis 2017, et c'est le seul mode déclaratif pour transmettre des déclarations périodiques et signaler des événements aux organismes. Cette DSN transmet à la fois des données de salaire et de cotisations sociales aux Urssaf, caisses de retraite, etc. Et ces données vont servir à calculer les droits sociaux des salariés : à la fois leurs droits futurs à la retraite, leurs droits chômage, leurs droits à l'assurance maladie. Et donc, chaque mois, l'Urssaf contrôle ces données et envoie ce qu'on appelle des comptes rendus métier, pour signaler les anomalies qu'elle a détectées. Ces anomalies doivent être corrigées par l'entreprise. Et ce qui change cette année, c'est qu'à partir de mars 2026, si l'entreprise n'a pas corrigé l'ensemble des anomalies détectées par l'Urssaf au cours de l'année 2025, eh bien les entreprises vont recevoir ce qu'on appelle un compte rendu métier de rappel, portant sur toute l'année précédente — finalement un récapitulatif des anomalies non encore rectifiées — et qui va inclure des propositions de rectification chiffrées. Si l'entreprise ne corrige pas ou ne s'oppose pas à ces demandes de correction, eh bien l'URSSAF remplacera elle-même les données déclarées par l'employeur.

Donc c'est pour ça qu'on appelle ça une DSN de substitution, parce que l'URSSAF va se substituer à ce que l'entreprise a déclaré.

Ces erreurs, ces oublis, est-ce qu'ils sont fréquents ?

On estime qu'une entreprise sur trois va être concernée par ces substitutions, quelle que soit sa taille, quel que soit son secteur. Bien sûr, les entreprises qui sont accompagnées par des cabinets d'expertise comptable ou des cabinets spécialisés dans la paie seront forcément moins touchées, puisque les équipes ont déjà pris le sujet en main depuis plusieurs mois, plusieurs semaines, et ont été formées à la correction de ces anomalies. Par exemple, chez Rydge Conseil, nos équipes sont sur le pont depuis de nombreux mois et sont formées régulièrement à la correction de ces anomalies.

Sur quoi portent ces anomalies, généralement ?

Alors, ça peut être des erreurs de déclaration, par exemple une mauvaise période de rattachement du montant net social, qui sert par exemple aux prestations de la CAF. Ça peut être des valeurs renseignées incohérentes pour calculer la proratisation du plafond de sécurité sociale, ou encore une modalité d'exercice du temps de travail — temps plein ou temps partiel — qui ne serait pas cohérente avec ce qu'on appelle la quotité de travail déclarée à l'Urssaf par l'entreprise.

L'Urssaf va donc venir les corriger, mais pas toutes. Quelles données pourront être corrigées directement par l'Urssaf, si l'entreprise ne le fait pas elle-même ?

Alors ça, c'est la bonne nouvelle pour cette année : c'est que, pour l'instant, l'Urssaf ne va corriger que les données individuelles mobilisées par la Caisse nationale d'assurance vieillesse, c'est-à-dire celles qui servent au calcul des droits à la retraite de base, mais qui servent aussi au calcul de la retraite complémentaire — au final, le montant de l'assiette brute plafonnée, donc voilà le jargon technique. Le contrôle va se déclencher, et l'Urssaf va recalculer l'assiette plafonnée à partir des données actualisées qu'elle a de toutes les périodes sur l'exercice. Pour l'instant, toutes les autres anomalies qui peuvent remonter chaque mois dans ce qu'on appelle les comptes rendus métier ne seront pas substituées — en tout cas, pas pour l'instant.

Ce sera donc, on le comprend, dans un second temps. À terme, finalement, pour ce qu'on en sait en tout cas, quelles données seront concernées ?

L'objectif affiché par l'Urssaf, c'est vraiment de fiabiliser progressivement tous les droits sociaux des salariés. Donc, à terme, en plus des données qui servent à la retraite, ce seront celles qui servent au droit à l'assurance maladie, aux impôts, au chômage, et, je le disais tout à l'heure, aux prestations de la CAF.

Mélanie Lecourt, vous êtes, je le rappelle, responsable droit social et droit de la paie chez Rydge Conseil. Quel est le calendrier précis pour les entreprises ?

Eh bien, première étape : en mars 2026, les entreprises reçoivent le compte rendu métier de rappel, qui va récapituler toutes les anomalies encore non rectifiées et qui inclut des propositions de rectification. Donc en mars 2026, ça va concerner toutes les données et anomalies de l'année 2025. Puis ensuite, les entreprises ont deux mois — avril et mai — soit pour corriger, soit pour s'opposer. Et donc, si l'entreprise s'oppose, bien sûr, elle va devoir motiver sa contestation auprès de l'Urssaf. L'Urssaf peut accepter cette contestation, ou, bien sûr, la refuser. Et donc, en juin, s'il n'y a pas eu de correction ou si la contestation est refusée, l'Urssaf va se substituer et corriger à la place de l'entreprise. Et ce sera comme ça chaque année.

Il faut qu'on parle des risques aussi. Que risquent les entreprises si elles n'apportent pas les corrections demandées ?

Les conséquences, elles sont financières. L'entreprise devra payer ce qu'elle doit, puisque l'Urssaf va détecter soit un manque à gagner, un manque de déclaration, un manque de cotisation déclarée, soit au contraire un crédit — mais ce sera plus souvent le cas contraire. Donc, quand il y a un débit, eh bien il va falloir recouvrer ces cotisations, les payer, et éventuellement avec application des majorations et pénalités de retard. Et le deuxième risque, que l'on oublie souvent, c'est que si on ne paie pas ses dettes auprès de l'URSSAF, on se prive d'obtenir son attestation de vigilance pour répondre, par exemple, à des appels d'offres.

Quels changements concrets les entreprises doivent-elles effectuer, du coup, pour s'adapter ?

Alors concrètement, il va falloir identifier, dans les équipes paie des entreprises, des spécialistes du déclaratif, qui vont se former pour s'assurer tous les mois que les DSN sont correctes. Donc finalement, il faut comprendre que ça change vraiment le métier de la paie. Avant, c'était le bulletin de salaire et son calcul qui étaient au cœur du métier. Et aujourd'hui, il va falloir être aussi spécialiste du déclaratif et de la DSN, puisque la DSN utilise un langage technique très particulier. Donc il va falloir revoir à la fois ses process et son organisation en interne, revoir peut-être aussi les outils, les logiciels.

En tout cas, que faut-il vérifier ?

Eh bien, il faut vérifier que son logiciel de paie permette d'obtenir un journal de bord des anomalies — tous les logiciels ne le font pas. Il faut être vigilant sur la régularisation, et prendre connaissance des comptes rendus métier tous les mois, pour corriger au fur et à mesure. Donc il ne faut pas hésiter non plus à faire appel à des spécialistes sur le sujet, des experts qui peuvent accompagner les entreprises dans la résolution de leurs anomalies.

Alors, ce n'est pas qu'une somme de contraintes, il y a aussi des avantages. Qu'est-ce que les entreprises peuvent retirer de cette réforme ?

Eh bien, au final, ça sécurise quand même l'ensemble du processus, puisque plus on corrige régulièrement ces anomalies, plus on sécurise les déclarations sociales. Deuxième avantage : ça limite le risque de redressement. C'est comme bénéficier, finalement, de précontrôles avant l'heure, puisque ces contrôles-là seront annuels et systématiques, alors que les contrôles URSSAF aujourd'hui restent aléatoires, sans temporalité définie.

Qu'est-ce que ça va changer dans le quotidien, finalement, des entreprises ?

Eh bien, ça améliore au final la paie des entreprises, enfin des salariés. Progressivement, on prend de bons automatismes, et surtout ça peut assainir le climat social. Parce que le bulletin de salaire, ça reste quand même quelque chose de très particulier, de sensible. Lorsqu'il y a une erreur sur des bulletins et que les salariés viennent dans le bureau du dirigeant, ça reste quand même très anxiogène. Donc là, l'idée d'avoir des précontrôles et des corrections au fur et à mesure, ça permet de maîtriser la situation et d'amenuiser le mécontentement des salariés.

Et côté salarié, justement, quels peuvent être les autres bénéfices pour eux ?

Eh bien, le bénéfice pour les salariés, c'est vraiment la fiabilisation de leurs droits sociaux : être sûr, au final, que les données déclarées par l'entreprise sont correctes, et qu'elles ouvrent droit au bon calcul de la retraite et du chômage, par exemple. Donc, à terme, ça rassure les salariés, et ils auront peut-être moins de méfiance sur la façon dont sont réalisées leur paie et leurs droits sociaux à l'avenir.

Merci pour vos explications, Mélanie Lecourt, responsable droit social et droit de la paie chez Rydge Conseil. Merci.

Et merci d'avoir écouté ce nouvel épisode du podcast Rydge Conseil. Dans notre prochain numéro, nous vous donnons les clés pour bien comprendre et bien remplir la déclaration de revenus du dirigeant.