Pourquoi l’assemblée générale d’approbation des comptes peut-elle exposer votre structure à des risques majeurs ?

Retranscription du podcast "Pourquoi l’assemblée générale d’approbation des comptes peut-elle exposer votre structure à des risques majeurs ?"

Dans une conjoncture économique incertaine, les entrepreneurs et dirigeants doivent plus que jamais piloter leur activité avec souplesse et précision. Stratégie patrimoniale, fiscalité, préparation de la retraite du dirigeant. Dans cette nouvelle série, nos experts vous expliquent concrètement comment anticiper les risques et garder le cap, même en période de turbulences. Soyez les bienvenus, ce podcast est fait pour vous.

Chaque année, vous le savez, les entreprises doivent organiser une assemblée générale pour approuver leurs comptes. Ce passage obligé est parfois négligé. Pourtant, une AG mal préparée ou mal faite peut coûter très cher. Dans cet épisode, nous détaillons avec vous, Sonia Nicolae, les points sensibles à ne pas oublier. Bonjour.

Bonjour.

Vous êtes avocate associée, spécialiste en droit des affaires chez Rydge Avocats. Comment les dirigeants perçoivent-ils généralement l'assemblée générale d'approbation des comptes ?

Eh bien, pour beaucoup, ce n'est pas vraiment une préoccupation, c'est plutôt un sujet secondaire. Les comptes ont déjà été arrêtés avec l'expert-comptable, qui a fait sa restitution. Le client pense : « bah c'est fait, quoi, c'est bon. » Et l'étape ultime de l'AG, pour lui, c'est juste une petite formalité et quelques bouts de papier à signer sur le coin d'une table. Pourtant, et sans non plus exagérer outre mesure, c'est plus que cela. Effectivement, arrêter les comptes, c'est le travail de l'expert-comptable — le bilan, le compte de résultat, la liasse fiscale. Approuver les comptes, c'est l'acte juridique par lequel les associés valident officiellement ces comptes en assemblée générale. Et quand les choses ne sont pas bien faites, eh bien, il peut arriver qu'une assemblée générale d'approbation des comptes soit considérée comme nulle, tout simplement.

Qu'est-ce que cela signifie alors ?

De façon générale, une assemblée générale est nulle si, de prime abord, le formalisme juridique n'a pas été respecté : des convocations mal faites, une feuille de présence non signée, un PV non signé, le non-respect des délais. Juridiquement, dans ces conditions, les comptes ne sont pas approuvés.

Avec quelles conséquences à la clé ?

Les conséquences, malheureusement, elles peuvent être très lourdes financièrement, et les associés ne s'en rendent pas compte. Par exemple, pour donner un cas très parlant : l'assemblée générale ordinaire annuelle ratifie souvent la rémunération du gérant ou du président. Et si jamais l'AG qui a approuvé cette rémunération est nulle, eh bien cette rémunération n'aura pas été acceptée, elle aura été indûment versée. Donc le gérant ou le président devra la rembourser si jamais les associés s'en rendent compte et engagent une action en justice pour demander cette nullité. Donc on parle de sommes importantes sur plusieurs années — ça peut faire des centaines de milliers d'euros qu'il faudra reverser sur les comptes sociaux de la société.

Quelles sont les autres situations concrètes dans lesquelles une assemblée générale mal faite peut vraiment coûter cher ?

Des exemples concrets : le premier, eh bien, c'est lorsque, dans une société, on retrouve des époux en cas de divorce. Si vous êtes marié et que votre conjoint va chercher un avocat, très sûrement pour organiser sa séparation, et qu'il a des prétentions financières pour obtenir une bonne négociation, son avocat, son premier travail, ça sera de vérifier si le formalisme relatif aux assemblées générales a été respecté. Et s'il n'est pas respecté, eh bien, dans ce cadre-là, il aura des atouts pour pouvoir négocier. Ces demandes, par exemple, j'en reviens à une rémunération : si le dirigeant percevait 100 000 € net par an, ce qui fait à peu près 160 000 € brut, sur trois ans — qui est le délai de prescription pendant lequel on peut remettre en cause des assemblées générales qui auraient été nulles et demander le remboursement de ces rémunérations —, vous voyez bien que ça fait 480 000 € qui pourront être réclamés au conjoint qui n'aurait pas respecté le formalisme, en qualité d'associé majoritaire. Et donc son futur ex-conjoint, via son avocat, pourra demander des choses importantes, parce qu'il aura un avantage stratégique.

Un autre exemple : quand il y a des associés qui ne sont pas conjoints, qui ne s'entendent plus et qui veulent se séparer, de la même façon, leur avocat va chercher, dans un non-respect du formalisme, des atouts stratégiques pour pouvoir négocier leurs conditions de sortie, ou les conditions pour écarter celui qu'ils n'apprécient plus. Idem pour l'URSSAF ou l'administration fiscale, qui repérerait des irrégularités dans l'assemblée générale et, à ce titre-là, refuserait l'approbation des comptes, avec toutes les conséquences qui peuvent en découler.

Alors qu'en fait, il est assez simple de sécuriser tout cela en amont ?

Bien évidemment, s'il y avait eu un travail en amont de vérification avec un avocat — je prêche pour ma paroisse — eh bien on éviterait ces erreurs, qui sont presque impardonnables, et ça permettrait au moins de sécuriser cette situation. Ça n'empêcherait pas les avocats de réclamer quelque chose, mais au moins on n'aurait pas cet écueil qu'on aurait pu éviter de prime abord.

Mais ça arrive souvent que les AG soient négligées ou mal faites ?

Malheureusement, très souvent. Alors, on ne s'en rend pas compte, parce qu'on ne pointe pas du doigt sa propre erreur, mais si on épluche les assemblées générales, bien souvent on y trouve beaucoup d'irrégularités — grossières, pas fines. On n'est pas avec un tamis fin, on est dans la grossièreté.

Et pourquoi ? Comment est-ce que vous expliquez ça ?

Plusieurs raisons : l'assemblée générale ordinaire annuelle n'est pas présentée à sa juste valeur aux associés et aux dirigeants. Les associés — je vous rappelle ce que j'ai dit au début — pensent que ce sont quelques feuilles à régulariser, ils se disent que ce n'est pas si compliqué que ça. Aujourd'hui, il y a des plateformes juridiques, ils se disent : « je vais trouver les modèles et je vais faire ça moi-même, et je vais faire des économies. » Ou ils pensent que leur expert-comptable, qui leur a présenté les comptes, pourra bien remplir les trous de ce bout de papier. Et puis, il y a aussi des cas où, effectivement, ils feraient à peu près bien le travail, mais ça les ennuie, comme on dirait en français courant, de faire certaines formalités — et notamment la plus fréquente : convoquer en recommandé avec accusé de réception, dans certains types de sociétés, leurs associés. Ça, ce n'est pas plaisant pour eux : leurs associés doivent aller chercher le recommandé à la poste. Alors, on oublie. Sur le principe, ce n'est pas bien, mais ça peut se régulariser. Mais si en plus on ne régularise pas en faisant signer la feuille de présence de l'assemblée générale, ou le procès-verbal qui formalise l'approbation des comptes par tous les associés, eh bien on se retrouve avec une assemblée générale qui sera nulle.

Sonia Nicolae, vous êtes, je le rappelle, avocate associée, spécialiste en droit des affaires chez Rydge Avocats. Quel est le travail spécifique de l'avocat à l'occasion d'une assemblée générale d'approbation des comptes ?

Alors, il faut remettre les choses dans leur contexte. Un avocat n'est pas le seul à pouvoir organiser les assemblées générales. L'expert-comptable, qui a d'abord arrêté les comptes, peut les faire, c'est tout à fait possible. Dans ce cas-là, ce n'est pas réservé aux avocats : pour eux, c'est une conséquence, une continuité de leur métier. Cela dit, l'expert-comptable n'a pas forcément une vision juridique et fiscale globale comme peut l'avoir l'avocat. Ensuite, lorsque l'avocat est présent physiquement à l'assemblée générale, ça permet de veiller au respect des formalités. Et ça peut lui permettre de détecter, avec son œil juridique, des choses que l'expert-comptable n'aura pas vues. Il peut avoir une vision plus globale et le recul nécessaire sur les choses. Par exemple, prenons une société civile immobilière détenue par les mêmes associés que la société commerciale qui approuve ses comptes. Et si la société a plusieurs associés, cette situation amène à regarder si le loyer facturé à la société est bien régulier dans son montant, et qu'il ne peut pas être considéré par les associés minoritaires comme une façon, pour l'associé majoritaire, de s'approprier une partie du résultat de façon indue. Eh bien, peut-être que l'expert-comptable, avec l'expérience et la routine, oubliera peut-être cet aspect.

À quel moment l'avocat intervient-il alors ?

Dans le processus temporel de l'approbation des comptes : la plupart des sociétés clôturent leurs comptes fin décembre, avec l'année civile. L'expert-comptable, lui, intervient de janvier à mars, et nous, on prend le relais entre mars et juin, puisque les comptes doivent être approuvés dans les six mois suivant la clôture.

À votre avis, à partir de quelle taille d'entreprise faut-il penser à prendre les services d'un avocat en complément de l'expert-comptable ?

Il n'y a pas vraiment de seuil stricto sensu. Ce qui est important de dire, c'est que peut-être, pour les petites entreprises, les TPE comme on dit, un expert-comptable très aguerri peut suffire. Après, il n'aura pas forcément la vision stratégique que nous pourrions avoir. Par exemple, nous, on va avoir une façon de voir les choses un peu différente, on va avoir un regard extérieur, un filtre peut-être plus fin, et une vision plus globale, parce qu'on n'est pas au quotidien avec les clients. Et on peut avoir des remarques qui peuvent faire avancer les choses, surtout quand il y a des sociétés avec plusieurs associés, ou quand il y a des enjeux patrimoniaux importants, notamment des rémunérations élevées, et qu'il faut bien veiller à la juste équité entre tous les associés.

Merci pour votre éclairage et pour les points de vigilance que vous avez soulevés. Sonia Nicolae, avocate associée, spécialiste en droit des affaires chez Rydge Avocats. Belle journée.

Et merci à vous pour votre écoute. Après ce focus sur l'assemblée générale d'approbation des comptes, notre prochain épisode du podcast Rydge Conseil est consacré à l'intégration de l'intelligence artificielle dans votre entreprise.